Tout moyen simple et efficace pour s'assurer que vos patients reçoivent des informations importantes à leurs soins est de leur donner des documents. Les cinq documents les plus utiles pour les nouveaux patients comprennent le document de première visite, la liste de ce qu'il faut apporter, la politique de paiement, l'avis de confidentialité et le sondage sur la satisfaction des patients .
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Première visiteLa première visite à un nouveau fournisseur peut être remplie d'anxiété pour un patient. Les inquiétudes d'un patient peuvent concerner une condition médicale, des responsabilités financières ou tout simplement l'anxiété naturelle de rencontrer un nouveau médecin. Faciliter leur anxiété peut être aussi simple que de leur fournir des réponses simples aux questions qu'ils peuvent avoir ou de fournir des informations de base sur votre pratique médicale. Assurez-vous d'inclure les informations suivantes:
- Message de bienvenue du patient
- Une introduction à la pratique médicale
- Une brève biographie de chaque médecin
- Ce qu'ils doivent attendre de leur premier examen
- Informations de contact
- Heures d'ouverture
- Services fournis
- D'autres endroits
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Liste de quoi apporterLes patients et leurs familles doivent jouer un rôle actif dans leurs soins de santé en sachant de quoi ils sont responsables. Une des responsabilités consiste à apporter des informations importantes pour faciliter le processus d'enregistrement ou pour aider le médecin à fournir le meilleur traitement. Il y a 10 choses qu'un patient devrait apporter chaque fois qu'il se présente à votre bureau pour un traitement.
- Information sur l'assurance
- photo d'identité
- Partie responsable / information
- Informations démographiques
- Paiements
- Informations cliniques
- Contacts d'urgence
- Informations sur l'accident
- Directives préalables
- Pré-autorisations / renvois
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Politique de paiementS'assurer que les patients sont au courant de votre politique de paiement dès le début est une façon d'éviter toute confusion ultérieure. Les patients sont plus susceptibles de payer leurs factures médicales lorsqu'ils sont informés des attentes financières du cabinet médical. Inclure également des informations sur votre programme d'aide financière , si vous en avez un.
Veillez à inclure les informations suivantes dans votre politique de paiement:
- Des montants de quote-part, de franchise et de coassurance sont exigibles avant que les services soient rendus pour chaque visite
- Les patients qui paient eux-mêmes sont tenus de payer la totalité du montant en entier
- Modes de paiement acceptables tels que les chèques personnels, les cartes de crédit et les cartes de débit
- Frais de retard pour les montants facturés non payés dans un certain délai
- Les frais pour les rendez-vous manqués non annulés ou reportés à l'avance
- Une liste des compagnies d'assurance participantes
- Les patients doivent fournir une preuve d'assurance avant le traitement ou être considéré comme un paiement personnel
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Avis de pratiques de confidentialitéLes fournisseurs de soins de santé ont l'obligation de fournir à leurs patients un avis de pratiques de confidentialité . Cet avis, tel que requis par la Règle de confidentialité HIPAA, donne aux patients le droit d'être informés de leurs droits à la vie privée en ce qui concerne leurs informations de santé protégées (PHI).
Avant le premier traitement d'un patient, les prestataires doivent présenter l'avis avant que les services ne soient effectués, sauf en cas d'urgence. Les patients doivent signer une confirmation écrite qu'ils ont reçu l'avis de pratiques de confidentialité. L'objectif principal de l'avis de confidentialité est d'informer les patients de leurs droits et de la façon d'exercer ces droits. L'avis devrait décrire certaines informations dans des termes faciles à comprendre:
- Comment le fournisseur utilisera et divulguera son PHI
- Les droits des patients concernant leur propre PHI
- Une déclaration informant le patient des lois exigeant que le fournisseur maintienne la confidentialité de ses PHI
- Qui les patients peuvent contacter pour plus d'informations concernant les politiques de confidentialité du fournisseur
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Sondage sur la satisfaction des patientsIl n'y a qu'une seule façon de savoir dans quelle mesure le personnel du cabinet médical et les médecins fournissent des soins aux patients - il suffit de demander. Donner des sondages sur la satisfaction des patients à chaque patient qui visite votre cabinet médical, toujours pour évaluer l'efficacité de vos processus et de votre personnel.
Afin de déterminer si votre cabinet médical a un flux de patients en douceur, trouvez les réponses aux questions suivantes:
- Le patient a-t-il été parlé avec respect lors de l'appel d'un rendez-vous?
- Le patient a-t-il été accueilli par la réceptionniste avec courtoisie et respect?
- Combien de temps le patient at-il attendu pour voir le médecin?
- L'infirmière et le médecin ont-ils expliqué les détails des services fournis au patient?
- L'infirmière et le médecin ont-ils répondu à toutes les questions du patient?
- Le patient a-t-il reçu un excellent service à la clientèle?
- La salle d'examen était-elle propre, confortable et préparée?
- L'aire d'attente était-elle sûre, propre et spacieuse?