L'une des tendances les plus dynamiques dans les soins de santé est l'utilisation d'une analyse de qualité pour améliorer les finances. Les directeurs de cabinets médicaux sont confrontés à de nombreuses difficultés en raison des changements constants des normes de facturation et de codage et des exigences informatiques. Il peut être assez difficile pour le gestionnaire de faire face à tant de changements, surtout dans un petit bureau avec un personnel limité. Vous n'êtes pas obligé d'y aller seul. Une option consiste à embaucher un analyste de qualité à temps plein ou à contrat pour recommander des objectifs, améliorer les processus et les mesurer.
Responsabilités des analystes de la qualité
Un analyste qualité est un facturier médical et / ou un codeur expérimenté qui effectue des audits de performance dans le cabinet médical spécifiquement liés à la facturation et aux comptes débiteurs . L'analyste qualité a de nombreuses responsabilités, mais l'objectif principal est d'améliorer les processus et de raccourcir les cycles de revenus.
Selon la HFMA (Healthcare Financial Management Association), les jours moyens des comptes débiteurs (A / R) à l'échelle nationale sont de 44,5. Si vos jours A / R sont supérieurs à 60, votre cabinet médical pourrait grandement bénéficier de l'embauche d'un analyste de qualité.
Vous pourriez employer un analyste de qualité à temps plein ou sur contrat selon les besoins.
Recommander des objectifs d'amélioration du rendement
Quels devraient être vos objectifs pour améliorer la performance financière de votre cabinet médical? L'analyste qualité peut regarder vos processus et performances et faire des recommandations.
- Augmenter le nombre total d'encaissements sur une base régulière en améliorant les processus de conseil financier, d'enregistrement, d'admission, de facturation et de recouvrement.
- Augmenter la satisfaction des employés et réduire le roulement en offrant des incitatifs et en augmentant les salaires.
- Accroître les collections initiales en fournissant une formation complète au personnel d'enregistrement, mettre en œuvre des vérifications d'assurance à 100% et fournir des estimations de paiement pour chaque patient à chaque point d'accès, de la planification jusqu'à la décharge jusqu'au paiement ou au paiement.
- Réduire les jours de congés totaux, pas facturés définitivement, le vieillissement des comptes débiteurs, les frais de retard, les radiations de créances irrécouvrables et les taux de refus.
Identifier les opportunités de formation et de développement
De quelle formation et formation supplémentaires votre personnel a-t-il besoin pour se tenir au courant des nouveaux règlements, lignes directrices et processus? Billers et les codeurs peuvent également trouver difficile de trouver le temps de lire sur toutes les nouvelles mises à jour. Vous avez des options sur la façon dont vous pouvez fournir cela à votre personnel.
- Fournir des outils de travail ou d'autres outils d'aide à la performance pour augmenter les performances du personnel, y compris les scripts de recouvrement, les manuels de facturation spécifiques au payeur, les modèles pour déterminer les estimations des patients, et autres.
- Développer ou réorganiser les processus de formation des nouveaux employés
- Planifiez des séances de formation ou des journées pour le personnel qui ne répond pas aux attentes dans des domaines particuliers en utilisant une équipe de formateurs spécialisés.
- Encouragez et planifiez la formation croisée entre les différentes tâches afin d'éviter les déchéances ou les retards qui affectent les encaissements.
- Planifiez des réunions d'équipe du cycle des recettes toutes les deux semaines jusqu'à ce que les objectifs d'amélioration des performances soient atteints.
- Encourager les employés à assister à des conférences, des webinaires et des séances de formation en ligne pour améliorer la base de connaissances sur le cycle des recettes.
Suggérer des activités d'amélioration des processus
Comment pouvez-vous améliorer vos processus une fois que vous avez trouvé des faiblesses, des sources d'erreurs et des occasions manquées? L'analyste qualité peut faire des recommandations.
- Établir des processus d'amélioration continue de la qualité afin d'identifier les erreurs et les pratiques de facturation inexactes, y compris la recherche des demandes rejetées, des demandes rejetées et des réclamations insuffisantes.
- Créer un plan d'action correctif une fois les erreurs identifiées.
- Donner la priorité aux domaines qui présentent le plus grand besoin d'amélioration.
- Restez en avance sur les changements de l'industrie en restant informé.
- Utilisez efficacement le personnel informatique pour passer à des processus plus automatisés, améliorer le flux de travail et améliorer l'efficacité opérationnelle.
- Externaliser difficile de recueillir des comptes tels que les réclamations d'auto-paiement et de responsabilité pour soulager le personnel de se concentrer sur les comptes d'assurance.
- Développer une norme pour mesurer la performance basée sur la qualité et la production.
Mesure de performance
Si vous ne mesurez pas, vous ne saurez pas si vos efforts d'amélioration ont été efficaces. Vos objectifs doivent être mesurables et vous devez définir des processus de mesure.
- Efficacité: Fait référence à la façon dont le temps et les efforts sont utilisés pour exécuter les tâches
- Efficacité: Indique comment les tâches sont exécutées avec précision ou complètement
- Rapidité: Indique si le travail est effectué dans le délai souhaité.
- Productivité: Correspond à la valeur de la production du travail effectué ou du revenu qui résulte du travail effectué. Qualité: Indique si le travail effectué répond aux normes, aux exigences et aux attentes.