Comprendre la portée des comptes débiteurs
L'objectif global de la gestion des comptes débiteurs est d'atteindre la période de collecte la plus courte possible. Les comptes débiteurs, également connus sous le nom de comptes de patients, font référence aux revenus générés mais non encore collectés. Pour s'assurer que les flux de trésorerie sont suffisants pour une gestion efficace, le bureau médical a la responsabilité de maximiser son potentiel de revenus.
La gestion des comptes clients (AR) implique presque tous les domaines du cabinet médical.
La gestion réussie des comptes débiteurs nécessite une pleine compréhension de la façon dont chaque zone ou département se rapporte et influence le cycle de revenus et la période de collecte de RA. Explorons chacun des huit domaines clés.
1. Concepts juridiques
Les concepts juridiques comprennent la compréhension et la conformité aux règlements fédéraux et d'état. Le domaine qui a toujours été le plus préoccupant est la fraude et l'abus, en particulier en ce qui concerne Medicare, Medicaid, et d'autres programmes financés par le gouvernement fédéral.
La fraude consiste à facturer volontairement et sciemment des réclamations médicales dans le but de frauder un programme financé par le gouvernement fédéral pour de l'argent. Les formes les plus courantes de fraude et d'abus comprennent la facturation pour le matériel jamais fourni, la facturation pour les services qui n'ont jamais été effectués, les frais de codage à la hausse pour obtenir un taux de remboursement plus élevé et les frais de dégroupage.
Le Bureau de l'inspecteur général (BIG) a conçu et diffusé des alertes spéciales contre la fraude à la communauté des fournisseurs de soins de santé.
Ces alertes visaient à faire connaître les tendances nationales de la fraude au grand public. C'est également un moyen de fournir un aperçu et une sensibilisation sur les pratiques frauduleuses au sein de l'industrie et de répondre aux violations spécifiques à la loi Anti-Kickback Medicare et Medicaid.
2. Négociation du contrat
La négociation de contrat implique le développement d'une relation financière avec les organisations de soins gérés.
Les organisations de soins gérés représentent jusqu'à 50% du revenu net de la plupart des cabinets médicaux.
La négociation de contrats de soins gérés nécessite une connaissance approfondie du processus contractuel. Cela comprend les taux de remboursement, les dates d'entrée en vigueur et de résiliation, les lignes directrices pour le dépôt des réclamations, les modalités de paiement et les autres dispositions contractuelles.
Chaque stratégie de négociation de contrat de bureau médical est unique et sera basée sur divers facteurs, mais ces idées de base doivent être gardées à l'esprit:
- Connaître le marché: Savez-vous quel pourcentage de votre marché a Medicare, Medicaid, Cigna, Croix Bleue Blue Shield, Aetna, United HealthCare ou non assurés? Une étude de marché fournit des informations précieuses requises pour toutes les négociations de contrat.
- Soyez réaliste: la compréhension de l'environnement des soins gérés, y compris les différentes méthodes de paiement, vous fournira une base d'informations nécessaires pour adopter une approche réaliste dans la négociation.
- Embaucher un consultant: De nombreuses organisations comptent sur des services de consultation pour fournir des services de négociation de contrats de soins gérés en raison de la nature complexe des contrats et des aspects juridiques impliqués.
Les conseillers juridiques devraient être consultés sur toutes les questions contractuelles lorsqu'il existe des expositions considérables et diverses aux organisations ou lorsque les problèmes contractuels dépassent la portée de l'expertise des dirigeants des cabinets médicaux.
3. Conformité
L'élaboration d'un programme de conformité implique l'établissement d'un manuel écrit décrivant la politique de conformité et le code de conduite du bureau médical. La plupart des politiques de conformité des cabinets médicaux comprennent des concepts éthiques et juridiques. L'OIG (Bureau de l'inspecteur général) offre ces sept éléments qui constituent une base solide pour un programme de conformité des cabinets médicaux.
- Effectuer un suivi et un audit interne;
- Mettre en place des normes de conformité et de pratique;
- Désigner un agent de conformité ou un contact;
- Dispenser une formation et une éducation appropriées;
- Répondre de manière appropriée aux infractions détectées et élaborer des mesures correctives;
- Développer des lignes de communication ouvertes et
- Appliquer des normes disciplinaires à l'aide de lignes directrices largement diffusées.
4. Droits des patients
Le Bureau américain de la gestion du personnel identifie trois objectifs principaux pour le développement et l'utilisation des droits des patients.
- Premièrement, renforcer la confiance des consommateurs en assurant que le système de santé est juste et adapté aux besoins des consommateurs, fournit aux consommateurs des mécanismes crédibles et efficaces pour répondre à leurs préoccupations et encourage les consommateurs à jouer un rôle actif dans l'amélioration et la santé.
- Deuxièmement, réaffirmer l'importance d'une relation forte entre les patients et leurs professionnels de la santé.
- Troisièmement, réaffirmer le rôle essentiel que les consommateurs jouent dans la protection de leur propre santé en établissant à la fois des droits et des responsabilités pour tous les participants en matière d'amélioration de l'état de santé.
Il y a huit domaines clés liés aux droits des patients au sein du cabinet médical.
- Renseignements sur le patient: les patients ont droit à de l'information exacte et facile à comprendre sur leur régime de santé, les professionnels de la santé et les établissements de soins de santé.
- Choix des fournisseurs: les patients ont le droit de choisir les fournisseurs de soins de santé lorsqu'ils en ont besoin.
- Accès aux services d'urgence : les patients ont droit à un traitement médical d'urgence, indépendamment de leur capacité à payer.
- Consentement éclairé: les patients ne doivent consentir à un traitement médical que s'ils disposent d'informations suffisantes sur leur diagnostic et si toutes les options de traitement sont disponibles dans des termes compréhensibles.
- Respect et non-discrimination: les patients ont le droit de recevoir des soins attentionnés et respectueux de la part de tous les professionnels de la santé et de ne pas subir de discrimination dans la prestation des services.
- Confidentialité: les patients ont le droit à la communication privée et à la protection de la confidentialité de leurs informations personnelles identifiables.
- Plaintes et appels: les patients ont droit à une résolution juste et efficace de toute plainte déposée au cabinet médical.
- Responsabilités des patients: les patients ont un certain nombre de responsabilités envers le cabinet médical, y compris une participation active à leur plan de traitement, la résolution rapide de leurs obligations financières et une interaction respectueuse avec tout le personnel.
5 Accès patient
Le succès de votre cabinet médical repose en grande partie sur la performance des services d'accès aux patients (ou du personnel frontal). Le cycle d'un compte de patient provient de la saisie initiale des informations démographiques du patient. Construire une équipe d'accès des patients dynamite est une étape cruciale vers l'amélioration des efforts de facturation et de recouvrement et l'augmentation des performances du cycle des revenus.
Les raisons typiques pour lesquelles la plupart des équipes de services d'accès aux patients ont un faible taux de rendement sont le manque de ressources appropriées, une formation inadéquate et des niveaux de dotation insuffisants. Heureusement, ceux-ci peuvent être résolus rapidement et sans énormes dépenses.
6. Capture de charge
L'importance de la saisie des charges devrait être exprimée à tous les ministères. Le personnel clinique doit être conscient de sa responsabilité à l'égard des comptes débiteurs au moyen d'une documentation précise et de la saisie des frais.
La saisie des charges comprend la liaison appropriée des codes médicaux aux services et procédures fournis pendant la visite du patient. Chaque domaine clinique joue un rôle important dans la rapidité du codage et l'exactitude de la facturation. Il y a un grand nombre de zones qui contribuent à la capture des charges, y compris, mais sans s'y limiter:
- Soins ambulatoires
- La gestion de cas
- Soin critique
- Laboratoire
- Maternité
- Unité médico-chirurgicale
- Santé mentale
- Médecine nucléaire
- Gestion de la douleur
- Pédiatrique
- Pharmaceutique
- Thérapie physique
- Radiologie
- Les soins des plaies
7. Gestion de l'information sur la santé
La gestion de l'information sur la santé est le processus de conservation, de stockage et de récupération de l'information sur la santé des patients conformément aux exigences applicables du gouvernement fédéral, de l'État et des organismes d'accréditation. Il y a dix responsabilités dans le cadre de la gestion de l'information sur la santé.
- Codage médical
- Transcription médicale
- Nécessité médicale
- Soutien du personnel médical
- Assemblée des dossiers médicaux
- Maintien des dossiers médicaux
- Dépôt et récupération
- Confidentialité et sécurité
- Publication d'information
- Maintenir la confidentialité
8. Services financiers aux patients
Les Services financiers aux patients sont ultimement responsables de la facturation exacte et opportune et de la perception des comptes débiteurs dans le cabinet médical.
Le processus de facturation médicale nécessite une connaissance complète des payeurs d'assurance et les lois et règlements de l'industrie de la santé. Les facturiers de bureau médical sont responsables de la soumission en temps opportun des réclamations médicales techniques ou professionnelles aux compagnies d'assurance comprenant des bureaux de médecin, des hôpitaux, des maisons de repos, ou un autre établissement de soins de santé.
Le suivi efficace des recouvrements permet de résoudre rapidement les réclamations de votre cabinet médical. Le suivi des réclamations doit commencer au plus tôt sept à dix jours après le paiement de votre réclamation. Des efforts immédiats pour obtenir des indemnités non seulement réduiront vos jours de comptes débiteurs, mais augmenteront également les flux de trésorerie.
Une dotation en personnel adéquate et une formation appropriée sur les collections produiront les résultats souhaités dans la phase de recouvrement du cycle des recettes. Le personnel du cabinet médical doit être conscient des étapes fondamentales nécessaires pour un suivi efficace des réclamations d'assurance.
La collaboration et la coopération entre les huit secteurs font partie intégrante du succès de la gestion des comptes débiteurs. Bien qu'il existe des barrières inattendues qui peuvent avoir une incidence sur la période de collecte des RA, le leadership a pour rôle d'identifier et de corriger ces obstacles à la réussite de l'organisation.