Comment être clair et concis
Grâce à la planification et aux soins, le gestionnaire du cabinet médical peut accroître l'efficience et l'efficacité grâce à des techniques de communication et à des pratiques efficaces. La communication est l'un des outils les plus importants dans toute relation, qu'elle soit personnelle ou professionnelle. Dans le cabinet médical, des communications claires entre le personnel sont essentielles pour assurer la qualité des soins aux patients.
La communication est bidirectionnelle
Pour que la communication soit complétée, il doit y avoir des idées ou des informations à partager, quelqu'un pour donner l'information ou l'idée, et quelqu'un qui recevra l'information.
La communication est meilleure quand elle est réciproque, ce qui signifie que les idées et les informations sont partagées entre les deux personnes, chacune donnant et prenant de l'échange. Lorsque la communication est unilatérale, la possibilité d'une mauvaise communication ou d'un malentendu est élevée, ce qui conduit à des attentes non satisfaites et à de mauvais résultats.
Dans une relation, le plus souvent nous revenons et nous excusons pour tout malentendu et essayons à nouveau. Mais dans un cabinet médical, une mauvaise communication peut être coûteuse à la fois physiquement et financièrement. Des études parmi les leaders les plus efficaces montrent que la communication est la compétence la plus importante qu'un gestionnaire ou un leader peut posséder et utiliser.
Communication efficace dans le cadre du cabinet médical
Communiquer le plus efficacement possible des informations claires et concises est crucial.
Qu'il s'agisse d'une communication écrite, d'un courriel de bureau , d'une interaction individuelle ou d'un groupe, il est important de s'en tenir au sujet et de ne pas s'écarter du sujet. L'utilisation de l'approche du journalisme à cinq volets et une approche H aidera à garder l'accent sur le problème:
- Qui: Qui a besoin de l'information partagée? Qui cette information affectera-t-elle? Qui est ou sera responsable?
- Quoi: Quelles sont les étapes à suivre? Quel résultat est souhaité? Quelles ressources sont nécessaires pour compléter le processus ou le projet? Quelles sont les circonstances affectant directement cette affaire?
- Pourquoi: Pourquoi est-ce important? Pourquoi la personne qui reçoit cette information est-elle incluse?
- Où: Où l'événement, la réunion, le travail auront-ils lieu? Où sont les matériaux ou les données nécessaires pour compléter le projet?
- Quand: Quand est la réunion? Quand est la date limite? Quand la rétroaction ou les progrès sont-ils demandés?
- Comment: Comment le succès sera-t-il mesuré? Comment sera évaluée la performance? Comment l'achèvement sera-t-il certain?
Soyez clair et concis - Éliminez Chatter et Fluff
Ce ne sont que quelques questions qui pourraient être adressées pour garder l'information claire et concise. Une autre bonne règle à suivre lorsqu'on s'adresse aux autres est la suivante: «Dites ce que vous voulez dire et dites ce que vous dites.
Quand les autres savent que vous donnez des informations significatives et des commentaires, ils sont plus susceptibles d'écouter attentivement et de considérer votre échange avec respect. Un manager qui bavarde, bavarde sans cesse sur des sujets non commerciaux, ou s'éloigne du sujet pendant les réunions sera moins efficace parce que ses employés vont commencer à se débarrasser de la «bourre». Bien qu'il soit important d'avoir une relation de travail avec vos collègues et employés, il est tout aussi important d'avoir une conscience professionnelle.
Donnez votre avis - Écoute active
La rétroaction est une autre partie importante d'une communication efficace. L'écoute des commentaires aidera toutes les parties à comprendre. Une technique appelée «écoute active» est un outil utile pour s'assurer que la compréhension est complète. Dans cette technique, l'auditeur reformulera l'information qu'il a entendue dans ses propres mots. Si cette information est correcte, l'échange est terminé, sinon l'expéditeur de l'information peut corriger tout malentendu pour le moment. Cet échange ne prend qu'un peu plus de temps et constitue un outil efficace de responsabilisation, car tout le monde impliqué dans l'échange sait que les attentes étaient claires et comprises.
Les avantages d'une communication claire au cabinet médical
Une communication claire et efficace permet d'économiser du temps, de l'argent et de l'aggravation. Lorsque toutes les parties comprennent ce qui est nécessaire, attendu et acceptable, le progrès est plus certain. Lorsque toutes les parties comprennent pourquoi quelque chose est nécessaire, elles se sentent respectées. Lorsque les idées sont échangées et que les commentaires sont pris en compte, toutes les parties se sentent incluses et importantes dans le processus. Ces sentiments d'inclusion et d'importance sont cruciaux pour le moral du bureau et le succès global de la pratique.