La communication électronique devient de plus en plus populaire ces jours-ci que les appels téléphoniques, le courrier "escargot" et, même dans certains cas, les réunions en face-à-face. Dans n'importe quel cadre professionnel, y compris le cabinet médical, il est important de considérer plusieurs choses lors de l'envoi de courriels à des collègues, des patients, des médecins, des hôpitaux, des vendeurs ou d'autres professionnels.
Les gens passent une grande partie de leur journée à lire et à ouvrir des courriels.
Un temps précieux ne devrait pas être gaspillé sur des e-mails inefficaces et sans importance. Le même professionnalisme que vous utiliseriez au téléphone, par correspondance ou en face-à-face devrait également être exprimé dans un courriel. Rappelez-vous toujours qu'un e-mail est une forme de communication et que la façon dont le destinataire interprète le message est la seule chose qui compte.
Avant de créer et d'envoyer un courriel, posez-vous plusieurs questions.
- L'email est-il la meilleure forme de communication pour les informations que j'envoie?
- Est-ce professionnel?
- Est-ce conforme à la loi HIPAA?
- Est-ce que cela représente exactement moi et le cabinet médical?
Règle d'étiquette électronique 1
Pensez au contenu de votre message avant d'appuyer sur ENVOYER . Assurez-vous que l'e-mail est le moyen de communication approprié pour votre message au lieu d'un appel téléphonique ou d'une réunion. Gardez à l'esprit que le contenu doit refléter l'image et le niveau de professionnalisme attendu de votre cabinet médical.
N'envoyez pas , ne transmettez pas ou ne répondez pas à des courriels de nature obscène, offensante, calomnieuse, diffamatoire, raciste ou sexuelle. Les pénalités peuvent être sévères pour vous et le bureau médical.
Règle d'étiquette électronique 2
Utilisez la grammaire, la ponctuation et l'orthographe appropriées. Encore une fois, votre message est le reflet de votre bureau médical.
Assurez-vous également de garder le message concis et utilisez la mise en page appropriée pour votre message, ce qui le rend plus facile à lire. Relisez votre e-mail avant de cliquer sur ENVOYER .
N'utilisez pas TOUTES LES CAPSULES car cela est considéré comme un cri ou un cri dans le monde en ligne. Utilisez gras ou italique pour souligner un mot ou une phrase. Évitez également d'utiliser des polices extrêmement fantaisistes ou étranges, car cela rend votre courrier électronique plus difficile à lire.
Etiquette Règle n ° 3
Assurez-vous que l'email est envoyé au (x) destinataire (s) approprié (s). Les informations dans un cabinet médical, en particulier en ce qui concerne les informations sur les patients, doivent être partagées uniquement sur la base du besoin de savoir. En outre, considérez que les gens peuvent considérer l'information qui ne les concerne pas comme du «courrier indésirable».
Ne discutez pas d' informations personnelles et confidentielles ou ne joignez pas de fichiers patients dans un e-mail. Utilisez les numéros de compte des patients ou les numéros d'enregistrement médical pour conseiller à quelqu'un d'examiner le compte. Vos informations doivent être notées ici.
Règle d'étiquette électronique n ° 4
Répondez aux emails professionnels dans les 24 heures si possible. Si cela ne vous donne pas assez de temps, répondez au moins que vous avez reçu l'email et que vous y reviendrez le plus rapidement possible.
Ne répondez pas aux spams ou aux demandes d'inscription / désinscription.
Cela ne fera que générer plus de spam qui inondera votre e-mail professionnel.
Règle d'étiquette électronique 5
Gardez les émotions hors des courriels. Soyez poli et professionnel. Sachez qui vous pouvez être informel avec après un temps suffisant est passé pour construire ce type de relation.
Ne dites rien dans un courriel que vous pourriez regretter plus tard. Soyez prudent lorsque vous envoyez ou répondez à un email en colère. Ne faites jamais de commentaires personnels à propos d'une autre personne, ne faites pas de commentaires qui offensent quelqu'un ou dites quelque chose que vous ne diriez pas en personne.
Règle d'étiquette électronique 6
Gardez l'humour, les blagues et l'ironie au minimum. Les intentions sont souvent «perdues en traduction» dans les courriels et les gens ne peuvent pas toujours obtenir la blague.
Pensez-y du point de vue du destinataire.
N'envoyez pas , ne transférez pas ou ne répondez pas aux lettres en chaîne. C'est un comportement non professionnel et certaines personnes considèrent cela comme du courrier indésirable. Rappelez-vous que tout contenu que vous envoyez devrait refléter l'image et le niveau de professionnalisme attendu de votre cabinet médical.