Planification d'un cabinet médical ou d'une organisation
Il faut beaucoup de temps et beaucoup de planification lors de la mise en œuvre du processus de sélection et d'acquisition d'un système d'information (SI) dans une organisation de soins de santé. Ce processus peut varier d'une organisation à l'autre, mais reste très important pour le succès de l'organisation.
Les professionnels du cabinet médical doivent être informés des détails avant de commencer le processus d'acquisition d'un système d'information, comment les objectifs de l'organisation déterminent le processus de sélection et le rôle de chaque partie prenante dans le processus de sélection et d'acquisition.
Outsourcing ou techniciens IT internes
L'une des premières décisions est de savoir s'il faut choisir entre externaliser le SI et / ou faire appel à des techniciens en TI (technologie de l'information) pour travailler dans l'établissement.
Premièrement: L'organisation qui réfléchit doit se demander «Quelles dépenses sommes-nous prêts à consacrer à la mise en œuvre de ce nouveau processus et quels sont les avantages de chaque choix, externalisation ou interne?» Les réponses à ces deux questions guideront l'organisation dans le processus. direction correcte de la mise en œuvre d'un nouveau système d'information.
Deuxièmement: Des objectifs devraient être fixés quant à ce qui est recherché et nécessaire dans ce nouveau système d'information. La liste devrait inclure les objectifs des employés individuellement et dans leur ensemble, les objectifs de la réception, les objectifs du service administratif, tous les médecins participants et les objectifs nécessaires pour atteindre la satisfaction des patients. Ces objectifs donneront le ton à la manière dont l'organisation pilotera son processus de sélection du système d'information.
Les objectifs fixés au sein de l'organisation conduiront le processus de sélection de la mise en œuvre d'un nouveau système d'information de plusieurs façons. Chaque organisation fonctionne différemment les uns des autres. Cela peut inclure avoir plus ou moins de besoins, avoir un nombre plus ou moins grand de patients, exiger différents formats de systèmes et / ou travailler sur un ou plusieurs serveurs.
Ces facteurs de choix et de mise en œuvre d'un système d'information sur la santé joueront tous un rôle dans le processus décisionnel de la mise en place d'un nouveau système d'information.
Qui utilisera le système d'information?
L'organisation qui réfléchit doit décider qui utilisera chaque système et quelles sont les exigences dont il aura besoin pour remplir ses fonctions en tant qu'employé et satisfaire ses patients en même temps. On peut voir que lorsqu'on choisit de mettre en place un système d'information dans un établissement de santé, il y a beaucoup de facteurs à considérer. Par exemple: les employés, les patients ou toute autre personne qui pourrait être affiliée à l'organisation. Avant de prendre des décisions basées sur un nouveau système d'information, assurez-vous que les objectifs ont été définis et sont clairement compris par toutes les parties impliquées. Cela permettra de réduire les malentendus à l'avenir.
Un autre facteur important à prendre en compte pour prendre cette décision est la formation des employés, le coût de la formation de ces employés et la capacité des employés à apprendre à utiliser le nouveau système d'information mis en place.
Conformité HIPAA pour les systèmes d'information médicale
Dernier point, mais non le moindre, assurez-vous que votre cabinet médical est conforme à la loi HIPAA. Avec l'utilisation accrue de la technologie de l'information dans les soins de santé, votre cabinet médical doit continuer à trouver des moyens de maintenir la sécurité de l'information de santé protégée (PHI) des patients qu'ils servent.
La sécurité HIPAA se réfère à l'établissement de sauvegardes pour PHI dans n'importe quel format électronique. Cela inclut toute information utilisée, stockée ou transmise électroniquement. Toute installation définie par HIPAA comme une entité couverte a la responsabilité d'assurer la confidentialité et la sécurité des informations de ses patients ainsi que de maintenir la confidentialité de leurs PHI.
Il est impératif que les dossiers médicaux demeurent confidentiels et ne puissent être consultés par des personnes qui n'ont pas l'autorisation appropriée. Les divulgations faites concernant les informations de santé protégées (PHI) d'un patient sans leur autorisation sont considérées comme une violation de la règle de confidentialité.
Tous les fournisseurs de soins de santé ont la responsabilité de garder leur personnel formé et informé en ce qui concerne la conformité HIPAA. Qu'elle soit intentionnelle ou accidentelle, la divulgation non autorisée de PHI est considérée comme une violation de HIPAA.