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Se préparer au changementQu'il soit le bienvenu ou non, le changement est inévitable, surtout dans l'industrie des soins de santé. Il est important d'être préparé aux changements qui pourraient survenir, que ce soit la technologie, la conformité ou afin de répondre aux demandes de vos patients. Peu importe ce qui change dans votre cabinet médical, l'importance de ces changements est de savoir comment vous y réagissez.
Les directeurs des cabinets médicaux doivent être prêts et capables d'identifier les opportunités de changement qui amélioreront l'efficience et l'efficacité du bureau. Il est important de rester à jour sur les tendances en matière de santé pour la planification financière, la conformité et la planification future.
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Transition à 5010Bien que tous les fournisseurs, hôpitaux et payeurs aient passé la date de conversion des normes de la version 4010 pour les transactions de santé électroniques à la version 5010 pour les demandes électroniques, la transition est loin d'être terminée. Les installations dans tout le pays éprouvent beaucoup de difficultés à revenir aux «normes» de facturation et de codage. Obtenir des revendications claires facturées prendra du temps parce que tout simplement - aucun de nous ne savait exactement ce que nous devions faire face.
L'étape la plus importante que vous pouvez faire est d'identifier chaque problème à mesure qu'il survient. Que vous ayez votre propre département informatique ou que vous deviez contacter votre fournisseur de logiciel de facturation, soyez prêt avec des exemples de ce que vos fournisseurs de services éprouvent pour régler les problèmes. Malheureusement, il n'y a pas de solution rapide, mais rester au top de ces «bugs» vous sera utile à long terme.
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Protéger la vie privée des patientsTous les fournisseurs de soins de santé ont la responsabilité de garder leur personnel formé et informé en ce qui concerne la conformité HIPAA. Qu'elle soit intentionnelle ou accidentelle, la divulgation non autorisée de PHI est considérée comme une violation de HIPAA. Voici 5 conseils pour éviter de violer HIPAA:
- Les professionnels de la santé doivent faire très attention de ne pas divulguer des informations par le biais d'une conversation de routine. Cela peut facilement être fait en mentionnant à un tiers quelque chose qui semble insignifiant en disant que John Smith a eu une visite au bureau aujourd'hui.
- Discuter de l'information du patient dans les salles d'attente, les couloirs ou les ascenseurs devrait être strictement interdit. Les informations sensibles peuvent être entendues par les visiteurs ou d'autres patients. Veillez également à conserver les dossiers des patients hors des zones accessibles au public.
- Le PHI ne doit jamais être éliminé dans la poubelle. Tout document jeté à la poubelle est ouvert au public et donc une violation de l'information. Utilisez un service externe spécialisé dans l'élimination appropriée des RPS.
- Les potins sont particulièrement difficiles à contrôler. C'est pourquoi il est important que l'accès à l'information soit strictement limité aux employés dont les emplois nécessitent cette information. Ce type de violation peut être particulièrement dommageable pour la réputation de votre organisation, en particulier dans les petites communautés où «tout le monde connaît tout le monde».
- La vente de listes de patients ou la divulgation de PHI à des tiers à des fins de marketing est strictement interdite sans autorisation préalable du patient. Rappelez-vous que la divulgation de l'information sur le patient ne devrait être accessible que dans le but de fournir des soins de qualité.
4 -
Contrôle d'infectionPrévenir la propagation des maladies infectieuses est l'objectif principal du contrôle des infections dans le cabinet médical. Comme nous le savons tous, un bon lavage des mains est le moyen le plus efficace de prévenir la propagation des infections, mais le lavage des mains seul ne suffit pas. Les patients et le personnel peuvent aider en:
- Rester à jour sur les vaccinations, y compris le vaccin contre la grippe
- Utiliser une bonne hygiène en toussant et en éternuant
- Suivre les directives appropriées lors de la manipulation du sang et d'autres fluides corporels
- Porter un équipement de protection individuelle (EPI) approprié au besoin
L'étape la plus importante que le cabinet médical peut entreprendre pour prévenir la propagation des maladies infectieuses consiste à ajouter des produits sans contact ou mains libres qui favorisent la sécurité des patients et assurent la protection des patients et du personnel.
5 -
Réclamations en suspensQue vos réclamations médicales soient facturées électroniquement ou facturées par la poste, il est impératif que votre personnel médical effectue un suivi auprès des compagnies d'assurance pour obtenir le statut de réclamation. Une fois que la facture a été reçue par la compagnie d'assurance, vous n'avez pas à être à leur merci pour être payé en temps opportun.
Selon votre mode de facturation, vous devriez recevoir le paiement en aussi peu que 15 jours. Si vos paiements d'assurance ont une durée moyenne de plus de 30 jours entre l'envoi des factures et le paiement, votre bureau doit élaborer un processus de suivi des réclamations. Suivi de l'état de vos réclamations peut certainement améliorer vos jours de comptes débiteurs.
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Contrôle interneLes contrôles internes sont définis comme un processus conçu pour décourager la fraude, protéger les ressources de l'entreprise et assurer la conformité aux lois et règlements. Les contrôles internes ne sont efficaces que s'ils sont déterminés par les besoins spécifiques du cabinet médical, mis en œuvre, surveillés et mesurés pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu.
Le cabinet médical doit adopter une approche proactive pour prévenir et détecter l'inconduite des employés en ayant une politique en place concernant les contrôles internes. La prévention et la détection jouent un rôle très important dans tout processus de contrôle interne en minimisant un certain niveau de risque.