5 Composants pour des contrôles internes efficaces

Prévenir et détecter l'inconduite des employés dans votre cabinet médical

Les contrôles internes sont définis comme un processus conçu pour décourager la fraude, protéger les ressources de l'entreprise et assurer la conformité aux lois et règlements. Les contrôles internes ne sont efficaces que s'ils sont déterminés par les besoins spécifiques du cabinet médical, mis en œuvre, surveillés et mesurés pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu.

Le cabinet médical doit adopter une approche proactive pour prévenir et détecter l'inconduite des employés en ayant une politique en place concernant les contrôles internes. La prévention et la détection jouent un rôle très important dans tout processus de contrôle interne en minimisant un certain niveau de risque.

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Pratiques d'embauche

Embaucher le meilleur personnel médical est un moyen efficace de renforcer un processus de contrôle interne. Embaucher du personnel compétent, digne de confiance et fiable en procédant à un présélection minutieuse des candidats est un bon choix d'affaires. Les vérifications des antécédents et les vérifications des références sont des moyens faciles d'éliminer les mauvaises pommes et dissuader certaines personnes de postuler pour le poste.

Bien que les employeurs précédents ne soient pas autorisés à donner des informations autres que le statut d'emploi et l'admissibilité à la réembauche, vous pouvez demander aux candidats de fournir des informations de contact pour les superviseurs précédents ou leurs collègues pour obtenir des informations plus détaillées. Les vérifications des antécédents, y compris les vérifications de crédit, fournissent également des détails sur les antécédents personnels du demandeur.

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2 -

Séparation des tâches

La séparation des tâches empêche un employé d'avoir la responsabilité de multiples transactions impliquant le traitement des finances. Chaque fois qu'un employé doit gérer de l'argent, il doit y avoir une personne qui autorise certaines transactions, une autre personne responsable du traitement et une autre personne pour le rapprochement et la tenue de documents. Cela garantit qu'aucune personne ne peut effectuer une tâche qui n'a pas été détectée ou passée en revue par une autre personne.

La séparation des tâches rend difficile la perte de toute somme d'argent, que ce soit au niveau de la réception ou au niveau administratif du cabinet médical. Lorsque les employés savent que chaque processus est suivi et surveillé, il encourage la précision et l'honnêteté dans l'exécution des tâches.

3 -

Documentation

Chaque transaction financière devrait avoir une trace écrite. La documentation ne consiste pas seulement à écrire ou documenter des actions, mais également à conserver des copies de tous les documents financiers tels que les factures et les paiements de paiement. Les employés doivent être avisés de ne jamais effectuer une transaction en fonction d'une demande verbale.

La documentation valide comprend les formulaires de bureau médical officiel, l'en-tête de lettre ou les factures et devrait être autorisée par signature, si nécessaire. Les chèques doivent toujours avoir une facture, tout comme les remboursements, les transferts d'argent ou les paiements. Les espèces ne doivent être acceptées, jamais remises, sauf pour redonner au patient un changement. Le rapprochement de la caisse doit également être documenté au début et à la fin de chaque quart.

4 -

Mesures de protection physiques et électroniques

L'utilisation de coffres-forts, de systèmes d'alarme, de caméras et de verrous peut aider le cabinet médical à protéger les données, les stocks, les biens et l'argent.

1. Conservez toutes les caisses, les chèques et les carnets de reçus dans un coffre-fort avec un accès limité par le personnel du cabinet médical. Les combinaisons doivent être changées régulièrement.

2. Avoir des systèmes d'alarme en place après les heures et les jours non opérationnels.

3. Des caméras peuvent être placées à chaque entrée et sortie, à la réception et dirigées vers le coffre-fort.

4. Gardez les portes de la salle d'approvisionnement et / ou de l'armoire de pharmacie verrouillées en tout temps et n'autorisez l'accès qu'à certaines zones au besoin.

Les sauvegardes électroniques comprennent l'utilisation de mots de passe et la restriction de l'accès au personnel autorisé seulement.

5 -

Opérations de surveillance

Tout processus de contrôle interne serait incomplet sans un moyen de surveiller les opérations. La surveillance des contrôles internes consiste à examiner les opérations quotidiennes pour s'assurer que les processus fonctionnent correctement.

1. Rapprochement de trésorerie

2. Audit de compte ou de graphique

3. Vérification en comparant les rapports

4. Contrôles d'inventaire réguliers

Il est essentiel de surveiller de près tous les processus, mais avant tout, un responsable de cabinet médical doit:

1. Établir des règles et des objectifs

2. Communiquez- les à tout le personnel

3. Fournir des commentaires sur une base régulière