Pour un cabinet médical, les prélèvements initiaux de quote-part constituent une part importante du cycle des revenus. Les collectes initiales réduisent le nombre de comptes de patients qui se retrouvent en créances irrécouvrables ou en statut de recouvrement. Il est plus facile de recueillir des patients avant que les services soient rendus que 60 jours plus tard après que l'assurance a finalement payé.
Développer un système
Votre cabinet médical ou votre cabinet médical a besoin d'un système de collecte initial précis et cohérent. Votre politique doit aller au-delà de la simple garantie que les patients sont invités à payer leur quote-part ou les frais à leur arrivée pour leur rendez-vous ou leur procédure.
Votre système commencera dès que le rendez-vous est prévu afin que vous sachiez quelle sera la responsabilité du patient. Après avoir déterminé cela, vous devez vous assurer que le patient sait à quoi s'attendre pour sa responsabilité financière avant le rendez-vous. Quand ils arrivent pour le service, vous aurez à nouveau des procédures en place pour demander systématiquement le paiement et fournir des options.
La précision et la cohérence, ainsi qu'un système de détermination et de collecte de la responsabilité du patient, sont les clés de votre politique de recouvrement. Lorsque vous développez une stratégie pour les collections initiales pour votre bureau, veillez à inclure les étapes suivantes.
Étape 1: Communiquez avec la compagnie d'assurance du patient avant la visite
Contactez le service d'assurance du patient dès que possible après la prise de rendez-vous afin de vérifier que le patient est toujours couvert et de vérifier les consignes de pré-certification. Découvrez les informations de copay , de franchise et de coassurance du patient.
Étape 2: Vérifiez votre contrat de gestion de soins
Vérifiez votre contrat de gestion des soins pour déterminer le remboursement de la visite, du test ou de la procédure du patient. Vous aurez besoin de cette figure pour calculer le copay.
Étape 3: Calculer le co-paiement
Calculer la responsabilité estimée du patient. Voir l'exemple ci-dessous.
100 $ Coût de procédure
x 80% Taux du contrat
= 80,00 Montant autorisé
- 50.00 Franchise patient
- 10.00 Patient Copay
= 20.00
x 20% Pourcentage de coassurance des patients
= 4.00 Montant de Coinsurance du Patient
+ 50.00 Franchise patient
+ 10,00 Patient Copay
= 64,00 Responsabilité estimée du patient (Copay)
Étape 4: Appel de rappel au patient incluant le co-paiement attendu
Inclure la responsabilité estimée du patient dans l'appel de rappel de rendez-vous, le courriel et la lettre. Lorsque vous contactez un patient pour confirmer son rendez-vous à venir, assurez-vous de lui rappeler d'apporter son permis de conduire ou une autre pièce d'identité et sa carte d'assurance à jour. Indiquez-leur qu'ils devront payer leur responsabilité estimée avant d'avoir leur procédure et d'énumérer les méthodes de paiement acceptées.
Étape 5: Demander le paiement à l'arrivée pour l'appel
Le personnel de la réception doit demander le paiement lorsque le patient arrive pour le service avant d'être vu par le fournisseur. Rappelez au patient que le montant qu'il paie est basé uniquement sur une estimation. N'écrivez jamais payé en totalité sur les reçus avant d'avoir reçu le paiement de la compagnie d'assurance et la responsabilité du patient est indiquée sur l'explication des prestations (EOB).
Étape 6: Offre des options de paiement
Proposez des options de plan de paiement pour les tests et les interventions chirurgicales à prix élevé.
Étape 8: Publier un signe
Assurez-vous que les affiches dans les zones d'attente des patients indiquent clairement:
"Le paiement est dû avant la prestation des services"
Remarque: Ne demandez pas de paiement aux patients en salle d'urgence
N'essayez jamais de percevoir le paiement d'un patient en salle d'urgence avant d'avoir été vu par un médecin en raison des réglementations EMTALA.