Comment faire une vérification de facturation médicale
Même les employés du bureau médical les plus diligents trouvent qu'il est difficile de s'assurer qu'ils empêchent les erreurs de facturation. L'intégration d'un processus d'audit des graphiques dans vos opérations quotidiennes vous permet de détecter et de corriger ces événements inévitables avant qu'ils n'affectent votre résultat net et de retarder le remboursement de vos réclamations.
Le rythme rapide du cabinet médical est l'environnement idéal pour ces erreurs.
Votre personnel de bureau fait de son mieux pour offrir un excellent service à la clientèle . Comme pour toute autre chose, lorsque les temps sont chaotiques, quelque chose va glisser à travers les fissures ou une erreur sera faite. Peu importe combien vous exprimez l'importance de l'exactitude à votre personnel médical, vous ne pouvez pas vous arrêter là. Le processus de vérification des graphiques pourrait être la différence entre être payé dès 10 à 14 jours au lieu de 45 jours.
Comment faire une vérification du tableau de facturation médicale
La façon la plus simple d'auditer les graphiques est de créer une liste de contrôle. Veillez à inclure des informations susceptibles de provoquer des refus ou de retarder les paiements. Les inexactitudes simples peuvent faire une grande différence.
- Le nom du patient est-il orthographié correctement?
- La date de naissance et le sexe du patient sont-ils corrects?
- Le bon payeur d'assurance est-il entré?
- Le numéro de police est-il valide?
- La réclamation nécessite-t-elle l'entrée d'un numéro de groupe?
- Le statut de la relation avec le patient est-il exact?
- Le code de diagnostic correspond-il à la procédure effectuée?
- Le code de procédure correspond-il à l'autorisation obtenue?
- Pour les assurances multiples, l'assurance primaire est-elle précise pour la coordination des prestations?
- Le numéro NPI du médecin figure-t-il sur la demande?
Ceci est juste une courte liste d'exemples. Il y a beaucoup de choses qui pourraient être incluses dans votre liste de vérification.
Il peut également être plus spécifique pour la spécialité de la pratique, le type d'établissement ou le type de formulaire de réclamation utilisé.
Fréquence des vérifications des dossiers de facturation médicale
La fréquence minimale devrait être annuelle, selon l'American Medical Association. Sélectionnez une seule journée d'au moins trois mois à vérifier. Tirez les détails du compte patient pour ce jour.
Si possible, examinez cinq à dix dossiers médicaux aléatoires par médecin ou cinq enregistrements ou plus par payeur ( Medicare , Medicaid , assureur). Vous devrez peut-être revoir plus d'un jour, selon la taille de la pratique.
L'audit médical de facturation devrait être effectué par le médecin et le personnel pour les meilleurs résultats, selon l'American Medical Association.
Passez en revue vos dénégations de réclamation
Assurez-vous également de revoir vos dénégations. Utilisez-le comme un outil pour éduquer les employés. Très probablement, ils ne savent pas qu'ils font quelque chose de mal si vous continuez à voir les mêmes tendances. Faites une feuille de calcul de vos raisons de refus les plus courantes et utilisez-la comme guide pour créer une liste de contrôle.
Partagez les conclusions de votre vérification de la carte
Une fois l'audit du graphique terminé, partagez les résultats avec tous les employés. Tous les employés peuvent bénéficier les uns des autres. De cette façon, tous les employés peuvent éviter de faire les mêmes erreurs à l'avenir.
Assurez-vous que votre objectif n'est pas de pointer du doigt et d'attribuer le blâme, mais de reconnaître que des erreurs se produisent. Notez que des erreurs peuvent survenir en raison des informations fournies par les fournisseurs ainsi que par le personnel de première ligne.
Demander des suggestions d'amélioration
Demandez des suggestions à votre personnel pour éviter les erreurs. Votre personnel de première ligne peut avoir des suggestions sur la façon de modifier les formulaires d'inscription, de saisir les changements dans les renseignements sur les patients et de s'assurer que les fournisseurs donnent des renseignements précis à utiliser pour le codage de la procédure.