Comment soumettre des réclamations médicales propres sur des formulaires papier
La facturation médicale est souvent effectuée par le traitement électronique des réclamations, mais la facturation sur papier est toujours nécessaire pour certaines réclamations. La facturation papier n'est pas le premier choix car elle prend plus de temps et nécessite plus d'attention aux détails car les erreurs ne seront pas signalées par le logiciel comme dans la facturation électronique. Voici des conseils pour le traitement manuel des réclamations médicales.
Utilisez le bon formulaire - CMS-1500 ou UB-04
Il est important de comprendre et d'utiliser le formulaire de réclamation médicale standard. Choisissez entre les formulaires de réclamation CMS-1500 et UB-04.
CMS-1500: Il s'agit du formulaire de réclamation standard sur papier blanc à encre rouge utilisé par les médecins et les fournisseurs pour la facturation des réclamations. Tout fournisseur et fournisseur non institutionnel peut utiliser le CMS-1500 pour facturer des réclamations médicales.
- Services médicaux
- Assistants médicaux
- Infirmières praticiennes
- Infirmières cliniciennes spécialisées
- Infirmières sages-femmes
- Infirmière agréée anesthésiste
- Psychologues cliniciens
- Travailleurs sociaux cliniques
- Fournitures et équipement de dialyse à domicile
- Services d'ambulance
- Services de laboratoire de diagnostic clinique
UB-04: Il s'agit du formulaire de réclamation standard de l'encre rouge sur papier blanc utilisé par les fournisseurs institutionnels pour la facturation des sinistres. Tout fournisseur institutionnel peut utiliser l'UB-04 pour la facturation des demandes de remboursement.
- Centre de santé mentale communautaire
- Centre de réadaptation ambulatoire complet
- Hôpital d'accès critique
- Installation de traitement des maladies rénales en phase terminale
- Centre de santé fédéral
- Laboratoire d'histocompatibilité
- Agence de santé à domicile
- Hospice
- Hôpital
- Facilité indienne de services de santé
- Organisme d'approvisionnement en organes
- Services de physiothérapie ambulatoire
- Services d'ergothérapie
- Services de pathologie de la parole
- Institution religieuse de soins de santé non médicale
- Clinique de santé rurale
- Établissement de soins infirmiers qualifiés
Plus
Assurez-vous que le format est correct
Certains payeurs acceptent les versions photocopiées en noir et blanc des réclamations médicales, mais le meilleur procédé consiste à soumettre la version originale en rouge et blanc. Selon le payeur, lorsque le formulaire de réclamation original n'est pas utilisé, la réclamation ne peut pas numériser dans leur système en créant correctement un retard ou un refus de paiement.
- Assurez-vous que l'imprimante est correctement alignée pour garantir que les informations sont imprimées dans les emplacements appropriés.
- Ne mettez en évidence aucune information sur la réclamation.
- N'écrivez pas à la main les commentaires sur le formulaire tels que "Réclamation corrigée" ou "EOB attaché".
- N'attachez pas d'agrafes, de tampons, de bandes adhésives, de notes autocollantes, de trombones ou d'autres éléments aux formulaires de réclamation.
Entrez des données exactes dans l'emplacement correct sur le formulaire
- Vérifiez avec chaque payeur d'assurance pour déterminer quelles données sont requises.
- Assurez-vous que toutes les données sont saisies correctement et correctement dans les champs appropriés.
- Pour UB-04: La plupart des instructions pour les services hospitaliers et ambulatoires sont les mêmes. Voir le Guide de facturation uniforme pour des détails spécifiques.
- Entrez les informations d'assurance, y compris le nom du patient exactement comme il apparaît sur la carte d'assurance.
- Utilisez les codes de diagnostic corrects (CIM-10 ) et les codes de procédure (CPT / HCPCS) en utilisant des modificateurs si nécessaire.
- Utilisez uniquement l'adresse physique du champ Emplacement de l'installation de service.
- N'oubliez pas d'inclure les informations NPI lorsque cela est indiqué.
Inclure une documentation appropriée
Parfois, la facturation papier exige que la documentation appropriée soit envoyée par la poste avec le formulaire de réclamation.
- Déclaration détaillée
- Antécédents médicaux ou dossiers médicaux
- Explication du payeur principal des avantages
- Preuve d'accident, de blessure ou d'incident
Déposer une réclamation "propre"
Une réclamation propre est une réclamation dûment remplie conformément aux lignes directrices en matière de facturation des compagnies d'assurances et du gouvernement fédéral. Puisque les factures sont les dernières mains qui touchent une réclamation médicale, ils sont responsables de s'assurer qu'il sort propre. Soumettre une réclamation propre est le seul moyen de garantir le paiement correct la première fois.
Les directeurs de cabinet médical peuvent faire leur part en rendant le travail de facturation plus facile de plusieurs manières.
- L'achat d'un logiciel de vérification des avantages en temps réel permet de gagner un temps précieux en vérifiant les informations d'assurance d'un patient au moment de l'enregistrement.
- Améliorez votre ancien système de dossiers médicaux sur papier au dossier de santé électronique (DSE).
- Assurez-vous que les factures de pré-facturation du logiciel de facturation sont à jour avec les modifications de l'industrie des soins de santé pour la facturation, le codage et les informations spécifiques à certains payeurs permettant au personnel d'apporter les corrections appropriées.