Organiser des réunions efficaces du bureau médical

Sélectionnez le bon timing, définissez un agenda, discutez des éléments d'importance permanente

Les réunions du personnel médical peuvent être très efficaces si elles sont utilisées de manière efficace et productive. Les réunions sont une excellente forme de communication pour l'ensemble de la pratique et devraient être organisées régulièrement. Lorsque les réunions sont programmées chaque semaine, toutes les deux semaines ou même tous les mois, les gestionnaires et le personnel peuvent traiter les problèmes au bureau en temps opportun.

Souvent, les réunions peuvent devenir inefficaces lorsqu'il n'y a pas suffisamment de planification pour tenir compte des limitations de temps ou que l'information présentée n'est pas bien organisée. Voici plusieurs façons d'organiser des réunions médicales plus efficaces.

1 -

L'agenda

Le développement d'un agenda standard vous permet d'aborder les sujets clés à chaque réunion dans l'ordre d'importance. Cela permet à chaque réunion de se dérouler en douceur et de rester sur le sujet avec suffisamment de temps pour discuter de tous les sujets les plus importants. Souvent, les réunions dureront plus longtemps que prévu, mais votre réunion pourrait se terminer à l'heure tant que les questions importantes seront abordées.

Un agenda de réunion typique comprend:

1. Bienvenue et introduction
2. Absences
3. Procès-verbal de la réunion précédente
4. Questions découlant de la réunion précédente
5. Liste des éléments à discuter par ordre d'importance
6. Toute autre activité permettant aux membres du personnel d'aborder d'autres sujets
7. Toute nouvelle affaire pour la prochaine réunion
8. Clôture de la réunion

Dans la liste des articles, incluez les articles standard qui devraient être adressés à chaque réunion. Ceux-ci peuvent être le contrôle des infections, HIPAA , et les objectifs financiers.

Recherchez les éléments récurrents des agendas précédents, tels que les refus de réclamation, les longs délais d'attente et les problèmes de satisfaction des patients.

2 -

Fréquence et longueur de temps pour répondre aux besoins des patients en matière de soins

La fréquence et la durée des réunions de bureau dépendent de plusieurs facteurs. En raison des contraintes de temps du cabinet médical , les réunions ne devraient pas interférer avec les soins aux patients.

Le meilleur moment pour planifier une réunion serait après les heures ou pendant une période lente de la journée. De cette façon, la réunion aurait peu ou pas d'interruptions et peut commencer et se terminer à l'heure. Une réunion bihebdomadaire ou mensuelle du personnel qui ne dure pas plus d'une heure serait plus pratique.

Certains gestionnaires voudront peut-être aussi se réunir une fois par mois avec des groupes plus restreints ou des membres du personnel pour traiter de sujets plus spécifiques. C'est une étape importante qui est souvent oubliée dans les plans de réunion. Des groupes restreints ou des réunions individuelles permettent aux gens d'aborder ou de discuter de sujets dont ils ne veulent pas parler devant un groupe plus large. Les gestionnaires peuvent également profiter de cette occasion pour discuter de questions confidentielles avec des membres du personnel sans que personne ne se sente exclu.

3 -

Discuter des articles d'importance dans le milieu médical

Bien que chaque bureau soit différent, la dynamique du cabinet médical est très similaire. Certains sujets doivent être abordés à chaque réunion pour s'assurer que votre cabinet médical se conforme aux directives fédérales et d'état.

• HIPAA: Tous les fournisseurs de soins de santé ont la responsabilité de garder leur personnel formé et informé sur la conformité HIPAA . Qu'elle soit intentionnelle ou accidentelle, la divulgation non autorisée de PHI est considérée comme une violation de HIPAA. Rappelez à votre personnel à chaque réunion l'importance d'éviter la divulgation d'informations par le biais de conversations de routine; discuter des informations sur les patients dans les salles d'attente, les couloirs ou les ascenseurs; l'élimination appropriée des RPS; et l'accès à l'information soit strictement limité aux employés dont les emplois requièrent cette information.
• Contrôle des infections: Prévenir la propagation des maladies infectieuses est l'objectif principal du contrôle des infections dans le cabinet médical. Comme nous le savons tous, un bon lavage des mains est le moyen le plus efficace de prévenir la propagation des infections. Cependant, le lavage des mains seul ne peut pas faire le travail. Des rappels amicaux contribueront grandement à assurer la sécurité du personnel et des patients.
• Objectifs financiers: Le succès de tout établissement de soins de santé dépend de la solidité de la politique financière du cabinet médical et de la performance du bureau dans l'atteinte de ses objectifs financiers. Le fait de tenir le personnel au courant de la performance du bureau est un moyen de continuer à bien fonctionner ou à s'améliorer. La situation financière du bureau est tout aussi importante pour le personnel, car il sait que tant que le bureau fonctionne bien financièrement, il peut se sentir plus en sécurité dans son travail.