Recevoir un chèque de fonds non-suffisant (NSF) est simplement une chose hors du contrôle de toute organisation, sauf si vous décidez que vous ne les accepterez pas du tout. Cependant, il y a encore un grand nombre de personnes qui écrivent des chèques personnels pour payer leurs factures médicales. Il n'y a peut-être aucun moyen de l'empêcher, mais il existe des moyens de minimiser le nombre d'occurrences.
Être proactif en ayant une politique en place peut faire beaucoup pour résoudre ce problème si cela devait arriver.
Prévenir les chèques sans provision
Avoir une politique financière bien développée peut aider à minimiser le nombre de chèques sans provision que votre établissement reçoit. Dans un cabinet médical, si vous avez une politique de recouvrement simplifiée, la plupart de vos patients connaissent à l'avance leur responsabilité financière, ce qui les rend plus aptes à effectuer des paiements.
Lorsque les patients sont placés sur place pour effectuer un paiement, ils n'ont pas la possibilité de vérifier leur compte bancaire pour s'assurer qu'il y a suffisamment de fonds disponibles. En outre, informer le patient à l'avance lui permet de disposer de suffisamment de temps pour gérer ses finances en prévision de sa prochaine visite, de reporter son rendez-vous pour un autre jour plus pratique ou de prendre des arrangements de paiement, si nécessaire.
Quand ça arrive
Alors vous avez pris toutes les précautions pour éviter un chèque sans provision et on s'en faufile encore, vous avez encore des options.
Indiquez dans votre police si vous continuerez à accepter les chèques des patients qui ont déjà rédigé des chèques sans provision. Cela pourrait signifier que le cabinet médical refusera d'accepter les chèques des patients avec un chèque sans provision ou pas plus de deux s'ils ont rapidement remarqué leur erreur et ont fait un paiement en espèces immédiatement.
J'espère que cela va résoudre l'épreuve de vérification NSF. Sinon, d'autres mesures peuvent être prises.
- Appelez le patient. Très probablement, le patient saura avant que vous faites qu'ils ont un chèque sans provision. Vous n'êtes en aucun cas en train de leur dire quelque chose qu'ils ne connaissent pas. Demandez poliment qu'ils résolvent le problème le plus rapidement possible. Offre de renoncer aux frais NSF s'ils effectuent le paiement dans les 5 jours.
- Envoyer une lettre certifiée. Rappelez au patient qu'il est un client important et que vous aimeriez qu'ils résolvent le problème sans autre incident. Assurez-vous de ne pas menacer le patient de quelque façon que ce soit.
- Contactez la banque. Si les tentatives de contacter le patient échouent, attendez quelques jours et contactez la banque pour savoir s'il y a assez d'argent pour couvrir le chèque. Si c'est le cas, retournez le chèque à la banque et faites-le encaisser plutôt que de le déposer dans votre compte.
- Transférer le compte à une agence de recouvrement .
- Déposer la demande auprès de la Cour des petites créances.