5 fonctions importantes de la réception

La réception d'un cabinet médical peut être très occupée. Le personnel de la réception est essentiel pour le bon fonctionnement du cabinet médical. Le personnel de la réception se compose généralement de réceptionnistes et / ou assistants médicaux et selon la taille du cabinet médical, une personne peut être les deux. Mis à part les tâches cliniques, la réception est responsable de cinq tâches administratives:

1. Salutation des patients
2. Répondre et gérer le téléphone
3. Planification des rendez-vous
4. Communication inter-bureaux
5. Correspondance externe

1 -

Salutation des patients

Accueillir les patients ne concerne pas seulement ce que vous dites, mais aussi la façon dont vous interagissez avec les patients. La réception est chargée de faire en sorte que les patients se sentent les bienvenus.

La réception est la première impression qu'un patient reçoit en appelant ou en visitant la pratique médicale. Il est important que la réception offre un service à la clientèle exceptionnel et soit une représentation positive de la pratique médicale.

Voici d'autres façons d'accueillir les patients:

• Réponses au téléphone tout en maintenant une manière polie et cohérente en utilisant l'étiquette téléphonique appropriée
• Maintient la zone de réception propre et organisée
• Enregistre les nouveaux patients et met à jour les données démographiques existantes des patients en recueillant des informations détaillées sur les patients, y compris des informations personnelles et financières
• Facilite la circulation des patients en informant le fournisseur de l'arrivée des patients, en étant conscient des retards et en communiquant avec les patients et le personnel clinique
• Répond aux demandes des patients, des patients potentiels et des visiteurs de manière courtoise

2 -

Gère le téléphone

Tout en répondant au téléphone de manière polie et cohérente fait partie de l'accueil des patients, ce n'est pas le seul devoir des responsabilités téléphoniques de la réception. La réception a la responsabilité de recevoir tous les appels entrants et de passer des appels au besoin.

• Appels entrants: Les appels entrants comprennent les appels des patients, les télévendeurs, les représentants pharmaceutiques, d'autres médecins et plus encore. La réception doit utiliser une étiquette téléphonique appropriée lors de la gestion des téléphones en utilisant ces compétences de communication: être un auditeur actif, avoir de bonnes manières de téléphone, des appels à l'écran, faire preuve de tact, poser des questions et maintenir la confidentialité.
• Appels sortants: Parfois, la réception peut avoir à passer des appels sortants pour discuter d'un rendez-vous avec le patient, faire des rendez-vous ou des recommandations externes, ou commander des fournitures. En tant que représentant du cabinet médical, il est tout aussi important d'utiliser l'étiquette téléphonique appropriée.

3 -

Planification des rendez-vous

Une planification efficace est nécessaire pour une expérience du patient excellente et un flux de patients en douceur. La plupart des cabinets médicaux utilisent un logiciel de planification qui rend la planification des rendez-vous simple et facile. Cependant, la réception doit être en mesure de remplir les annulations ou les absences et de communiquer efficacement les changements dans le calendrier aux patients et aux médecins.

4 -

Communication inter-bureaux

La réception du cabinet médical est comme un centre de communication. La plupart des communications inter-bureaux passent par la réception, surtout lorsqu'il s'agit de tâches administratives liées au patient.

Communiquer le plus efficacement possible des informations claires et concises est crucial. Qu'il s'agisse d'un mémo, d'une communication écrite, d'un courriel interne, d'une interaction individuelle ou d'un groupe, il est important de s'en tenir au sujet et de ne pas s'écarter du sujet.

Certaines compétences de base nécessaires pour une communication interoffice efficace comprennent:

• Étiquette téléphonique
• Service Clients
• Mot de base et programmes Excel
• Gestion du temps
• Compétences d'organisation

5 -

Communication externe

La communication externe implique la possibilité de communiquer avec des fournisseurs, d'autres cabinets médicaux, des compagnies d'assurance et d'autres entreprises. Cela peut nécessiter des appels téléphoniques sortants, la saisie de lettres professionnelles, la télécopie et l'envoi de lettres.

Connaissance des procédures de bureau généralement obtenues à partir d'un certificat ou d'un diplôme d'associé dans un programme commercial, y compris les processus et procédures administratifs, le traitement des réclamations, la préparation des dossiers médicaux et les compétences informatiques de base. Les compétences d'assistant administratif de base et la capacité d'utiliser adéquatement l'équipement de bureau sont importantes pour le succès du front office.