Il y a quelques années à peine, il était presque impossible de trouver un médecin qui passerait du temps avec les patients au téléphone, et le courriel était presque hors de question.
Pourquoi? Parce que les médecins ne pouvaient pas être payés pour le temps qu'ils consacraient à l'une ou l'autre des activités, même lorsqu'ils prodiguaient des conseils médicaux.
Est-ce que cette situation s'est améliorée? Quel est le statut des patients qui interagissent avec leur médecin au moyen d'appels téléphoniques et de courriels?
Votre médecin peut ne pas être en mesure de facturer des services non en personne
Avant 2009, si vous demandiez aux médecins pourquoi ils ne passeraient pas de temps au téléphone ou échangeraient des courriels avec leurs patients, ils pourraient répondre qu'ils ne pourraient pas être payés pour le temps. Ils ont cité le fait qu'il n'y avait pas de code CPT avec lequel ils pouvaient facturer. Pour mieux comprendre comment cela fonctionne, lisez cet article sur les bases des codes CPT .
Sans code CPT, il n'y avait aucun moyen de faire savoir à votre assureur que le temps avait été dépensé. Vous n'étiez pas dans le cabinet du médecin, donc, en ce qui concerne votre compagnie d'assurance, aucun service n'a été fourni.
Cela a commencé à changer lorsque l'American Medical Association a développé de nouveaux codes CPT pour permettre le temps passé au téléphone et avec le courrier électronique. Appelés «services en personne», les nouveaux codes CPT permettent au médecin de comptabiliser le temps passé au téléphone avec un patient ou d'utiliser le courrier électronique, par incréments de temps (5 minutes, 10 minutes, etc.). De plus, les codes du CPT ont été élaborés pour le médecin et les «fournisseurs non médecins» tels que les adjoints au médecin et les infirmières praticiennes.
- Voici les codes CPT et HCPCS du téléphone et du courrier électronique .
Il semblait que les portes étaient finalement ouvertes pour ce type de communication rapide et utile.
Mais - pas si vite! Beaucoup de médecins ne passeront toujours pas de temps au téléphone avec leurs patients, et encore moins échangeront des courriels avec les patients - parce que le développement des codes CPT n'était qu'une partie du problème.
Comme mentionné ci-dessus - les assureurs sont la moitié de l'équation de payer le docteur. Ce n'est pas parce que les codes du CPT ont été élaborés que les compagnies d'assurance-maladie les rembourseraient. Beaucoup ne le feront toujours pas. Et maintenant c'est juste déroutant. Certains assureurs rembourseront, d'autres ne rembourseront pas, et même au sein d'une même entreprise, les plans pourraient être différents les uns des autres.
Cela met votre médecin dans une position difficile. Supposons qu'elle revienne à son bureau à la fin d'une longue journée et trouve une poignée de messages vocaux à retourner, et une douzaine de courriels de ses patients. Elle doit soit les renvoyer, soit les ignorer. Et à moins qu'elle ne sache exactement ce que la compagnie d'assurance de chaque patient dit au sujet du remboursement, elle ne saura pas si son temps peut être remboursé.
De plus, elle est confrontée à un dilemme. Est-ce qu'elle passe les heures suivantes à renvoyer ces appels et ces courriels? Peut-être être payé ou peut-être pas ... Ou va-t-elle à la maison à son conjoint et ses enfants? Lequel choisiriez-vous?
Ensuite, même si l'assurance maladie rembourse, si votre médecin décide d'aller vous parler au téléphone ou de répondre à votre courriel, des règles strictes doivent être respectées pour déterminer si vous pouvez être payé pour le temps passé au téléphone. ou envoyer un e-mail avec vous.
Voici les règles que votre médecin ou un autre fournisseur doit suivre pour utiliser ces codes pour le remboursement:
- Vous (le patient ou le parent / tuteur) devez être l'auteur de l'appel téléphonique ou du courriel. Le médecin ne peut pas commencer l'échange (appelez ou envoyez-vous d'abord par courriel).
- Vous (le patient) devez être un patient établi avec la pratique du médecin.
- Le code CPT de l'e-mail ou du téléphone ne peut pas être utilisé s'il fait partie d'un suivi d'une intervention chirurgicale, si le patient a consulté le médecin dans les 7 jours précédant l'appel ou le courrier électronique ou si le patient est vu dans les 24 heures ( ou un rendez-vous d'urgence) de l'appel téléphonique ou de l'email. *
- L'appel ou l'e-mail doit être soigneusement documenté et le temps de documentation ne peut pas être inclus dans le temps de conversation ou de saisie. Donc, si votre médecin passe 10 minutes au téléphone avec vous, puis passe 10 minutes à enregistrer des notes sur la conversation, elle ne sera payée que pour les 10 minutes au téléphone.
* Si l'appel a lieu dans les 7 jours précédant l'appel ou l'email, ou l'heure "urgente" juste après l'appel téléphonique ou l'email, alors l'heure utilisée est considérée comme faisant partie du service qui a déclenché le contact, ou est déclenché à cause du contact. Il n'y a pas de remboursement supplémentaire pour l'utilisation de ces codes.
Il n'est pas étonnant qu'il soit encore difficile d'engager une conversation téléphonique ou d'échanger un courriel avec un médecin! La plupart ont trop de mal à les coordonner, à les suivre et à s'assurer qu'ils respectent les règles.
Quelques derniers points sur les remboursements de code CPT pour les échanges téléphoniques ou par e-mail avec votre médecin:
- En plus de toute la confusion entourant les remboursements, certains médecins vous diront qu'ils se méfient de l'utilisation du courriel parce qu'on leur a dit que ce n'était pas sécurisé (du point de vue de la cybersécurité). Certains peuvent vous dire que le courrier électronique ne peut être utilisé violation des lois HIPAA . (Ce n'est pas correct). Il est difficile de savoir si la sécurité est une véritable raison, ou si c'est une raison de substitution au fait que le médecin ne peut pas être payé.
- Medicare ne rembourse pas encore les médecins pour le temps passé par téléphone ou par courriel grâce à son système de codes HCPCS. Un paiement pour la coordination des soins chroniques pour les personnes âgées a été lancé en Janvier 2015. Il reste à voir si cela est étendu à tous les patients et si les États vont l'adopter pour leurs programmes Medicaid .
- Malgré toute cette confusion, vous pouvez essayer de convaincre votre médecin de retourner les appels téléphoniques ou par courriel de toute façon. Voici une approche étape par étape pour communiquer avec votre médecin par téléphone ou par courriel.