Planification des listes de contrôle pour le démarrage d'une pratique médicale
Le processus de démarrage d'un cabinet médical peut être une tâche difficile. Mais avec la bonne planification, vous pouvez avoir votre cabinet médical opérationnel et efficace. Les décisions que vous prenez maintenant sont cruciales lorsque vous définissez vos objectifs concernant chaque aspect de votre cabinet médical. Voici une liste d'éléments et de processus qui peuvent être utilisés pour démarrer un nouveau cabinet médical, relocaliser, rejoindre ou réorganiser un cabinet existant.
Éléments organisationnels
- Choisissez une date pour commencer la pratique
- Représentation juridique, cabinet de comptabilité et sélection de consultants en démarrage pour la pratique médicale
- Déterminer la structure organisationnelle
- Sélection du nom d'entité et formation
- Obtenir les numéros d'identification fiscale fédéraux, étatiques et locaux
- Développer des ententes d'emploi et un modèle de rémunération des médecins
- Déterminer le budget de démarrage
- Préparer le budget de mobilier et d'équipement
- Obtenir du financement
Emplacement et configuration de la pratique médicale
L'emplacement et l'espace que vous occuperez exigent une recherche et une planification et auront un impact sur toutes vos autres décisions et votre budget. Tenez compte de l'opportunité d'une expansion future.
- Effectuer une analyse de localisation
- Déterminer les besoins d'espace
- Sélectionnez l'emplacement
- Négocier les termes du bail
- Évaluer les plans d'espace et concevoir la disposition du bureau
- Si vous construisez, préparez des documents de construction
- Envoyer une demande d'enchères
- Signature de l'accord propriétaire-entrepreneur
- Concevoir et meubler chaque pièce
- Obtenir une signalisation intérieure et extérieure
Credentialing et privilège hospitalier
Votre bureau et vos fournisseurs devront être accrédités par les assureurs et les hôpitaux. Comme ce processus peut prendre de trois à six mois, il devrait commencer bien avant que vous en ayez besoin pour être complet.
- Obtenir une licence médicale d'état
- Obtenir la licence DEA
- Obtenir une licence de stupéfiant d'état
- Soumettre des demandes d'inscription et d'accréditation de fournisseur
- Obtenir l'adhésion à l'association médicale d'état
- Obtenir l'adhésion à la société médicale du comté
- Soumettre des demandes de privilèges hospitaliers
Assurance
Une variété d'assurance sera nécessaire pour le cabinet médical. Magasinez pour les meilleurs prix et la meilleure couverture.
- Assurance contre les fautes professionnelles
- Achat d'assurance maladie collective / assurance dentaire
- Assurance responsabilité civile d'achat
- Responsabilité d'achat des pratiques des employés
- Assurance invalidité
- Acheter une couverture d'assurance-fidélité
Conformité
Respectez-vous tous les règlements régissant le cabinet médical? Intégrez la conformité dans votre processus de démarrage pour ne pas être retardé par des violations.
- Développer la conformité OSHA
- Développer la conformité CLIA
- Développer la conformité HIPAA
- Développer la conformité Stark
- Développer un programme de sécurité environnementale et professionnelle
- Coordonner la formation sur la conformité des employés et des médecins
Planification financière et comptabilité
Vous devez démarrer le bureau sur une base financière solide avec des pratiques et des procédures acceptées.
- Préparer la projection de flux
- Préparer et réviser les états financiers personnels
- Ouvrir le compte courant de pratique
- Achetez des machines à cartes de crédit et ouvrez un compte de carte de crédit
- Mettre en place un système de comptabilité et de formation connexe
- Mettre en place des contrôles internes au cabinet médical
- Établir une politique financière
Configuration de la facturation et du codage
Le succès financier de votre cabinet médical dépend de la facturation et du codage précis.
- Élaborer un barème
- Déterminer les codes d'évaluation et de gestion à utiliser
- Sélectionnez une agence de recouvrement
- Créer des formulaires d'inscription, de rencontre et de notification HIPAA des pratiques de confidentialité
- Établir un système de classement des dossiers médicaux
- Acheter des formulaires HCFA
- Développer un livret d'information pour les patients
- Obtenir le manuel de facturation Medicare
- Obtenir le manuel de facturation Medicaid
- Acheter des livres du CPT et de la CIM-9
- Achat de livres de codage spécifiques à une spécialité
Matériel informatique et système logiciel
La bonne automatisation peut améliorer la planification des patients, la documentation, la facturation et le codage.
- Définir les exigences matérielles et logicielles
- Évaluer et sélectionner des fournisseurs qualifiés
- Achat d'un logiciel de facturation, d'un logiciel de dossier de santé électronique (DSE) et d'un système de gestion de la pratique
- Achat d'ordinateurs et d'autres équipements de bureau
- Coordonner l'installation et la configuration du système
- Créer un calendrier de formation informatique et un calendrier de mise en œuvre
- Configurer le calendrier de formation pour le nouveau système informatique
Système de communication
Le flux de patients efficace à travers le cabinet médical dépend de vos systèmes de communication.
- Coordonner la configuration du téléphone
- Commander du matériel téléphonique
- Sélectionnez le service de réponse
- Sélectionnez le service de radiomessagerie
Autre équipement et fournitures
Vous devrez évaluer et acquérir l'équipement clinique ainsi que l'équipement de bureau et assurer une chaîne d'approvisionnement fiable pour les consommables.
- Achat d'un photocopieur, d'un équipement de transcription et d'un télécopieur
- Acheter de l'équipement de salle d'examen
- Acheter du matériel de laboratoire
- Acheter d'autres équipements cliniques
- Achat de meubles de salle de pause, réfrigérateur et micro-ondes
- Acheter le stock initial de fournitures médicales
Plan de marketing
Vous l'avez construit, mais les patients viendront-ils maintenant? Un plan de marketing lancera votre nouveau bureau médical pour le succès.
- Projet de plan de marketing du cabinet médical
- Développer le logo et le matériel de marketing
- Créer un papier à en-tête / carte de visite
- Acheter des cartes de visite
- Achat de fournitures de bureau
- Sélectionnez la date de la maison ouverte
- Planifier les détails de la journée portes ouvertes
- Créer et soumettre des annonces d'ouverture officielle
- Créer des annonces de journaux et de pages jaunes
- Développer le site
Opérations de bureau
Les procédures, les politiques et les directives permettent à votre personnel de fonctionner efficacement et de respecter les directives réglementaires.
- Préparer la politique de bureau et le manuel de procédures
- Préparer les procédures de dépôt bancaire
- Préparer les procédures de clôture financière quotidiennes
- Préparer des rapports financiers quotidiens / mensuels
- Préparer les procédures de rendez-vous
- Préparer les directives de facturation et de suivi des comptes débiteurs
- Préparer les directives de collecte d'avance
- Préparer des directives
- Préparer une vérification périodique et un calendrier d'évaluation du bureau
- Préparer les procédures des comptes fournisseurs
Ressources humaines
Votre cabinet médical est aussi bon que le personnel. Créez le système qui va les sélectionner et les prendre en charge.
- Déterminer les postes de personnel clinique et administratif
- Créer des descriptions de poste et des salaires
- Mettre en œuvre des services de paie
- Créer un manuel de politique des ressources humaines
- Développer le processus de recrutement
- Créer un ensemble d'avantages sociaux