Comment obtenir des copies de vos dossiers médicaux

Processus, coût et droits des patients

Examiner vos dossiers médicaux est votre droit, et c'est une bonne chose à faire chaque fois que vous consultez un médecin. À moins d'être dans un système de soins de santé qui vous donne accès à votre dossier médical électronique, vous devrez faire une demande de copie de votre dossier médical.

Selon la loi fédérale, vous avez le droit d'obtenir des copies de la plupart de vos dossiers médicaux, qu'il s'agisse de copies papier ou de dossiers de santé électroniques .

Les notes des médecins, les résultats des tests médicaux , les rapports de laboratoire et les informations de facturation doivent vous être fournis si vous le demandez correctement.

La loi fédérale qui régit l'accès à nos dossiers médicaux s'appelle HIPAA (prononcé HIP-a), la Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance-maladie. Ces règles traitent principalement des problèmes de confidentialité, mais sont si étendues que de nombreux fournisseurs de soins de santé sont encore confus quant à la façon de les appliquer. Cette confusion rend parfois difficile l'obtention de vos dossiers, même lorsque vous y avez droit.

Qui peut demander leurs dossiers médicaux

Si vous voulez obtenir des copies de vos dossiers médicaux, alors:

• Vous devez être le patient ou le parent ou le tuteur du patient dont les dossiers sont demandés.
• Si vous n'êtes pas le patient, le parent ou le tuteur, vous devez obtenir la permission écrite du patient, parfois en utilisant le formulaire que le fournisseur vous donne. Les soignants ou les défenseurs peuvent être en mesure d'accéder aux dossiers si le patient a fourni une autorisation écrite au fournisseur.

• Le département de la Santé et des Services sociaux des États-Unis fournit de bons renseignements de base pour comprendre qui peut ou non avoir accès aux dossiers d'un patient.

De nombreux patients croient qu'ils ou leurs délégués sont les seules personnes qui peuvent obtenir des copies de leurs dossiers. En fait, il y a beaucoup d'autres personnes qui peuvent avoir accès à vos dossiers médicaux sans votre permission.

Quels prestataires de soins ont vos dossiers médicaux?

Les fournisseurs, y compris les médecins, les hôpitaux, les laboratoires et les autres médecins sont tenus de conserver la plupart des dossiers médicaux des adultes pendant six ans ou plus, bien que cela varie selon l'état où les dossiers sont conservés. Dans la plupart des États, les dossiers des enfants doivent être conservés pendant trois à dix ans après l'âge de 18 ou 21 ans. Si vous recherchez des dossiers plus anciens, contactez le fournisseur pour voir s'ils sont disponibles.

• Les fournisseurs sont tenus de partager les notes ou les enregistrements qu'ils ont eux-mêmes créés ou les résultats des tests pour lesquels ils ont des copies. Ils sont également tenus de partager toute information qui vous a été fournie à votre sujet par un autre médecin si cette information a été utilisée pour le diagnostic et / ou le traitement discuté avec vous.
• Les dossiers de tests diagnostiques en laboratoire pour des tests tels que des analyses de sang, des tomodensitogrammes, des radiographies, des mammographies ou autres doivent être demandés au médecin qui les a prescrits, ou à votre médecin traitant. Cependant, depuis 2014, vous pouvez demander ces résultats directement au laboratoire.
• Si vous recherchez des dossiers hospitaliers ou des dossiers d'autres établissements médicaux, vous devrez les demander directement à cet établissement.

Enregistrements que les fournisseurs n'ont pas à partager avec vous

Sachez que l'accès à certains dossiers peut vous être refusé, généralement lié aux dossiers de santé mentale.

Si un fournisseur croit que vous laisser regarder vos dossiers médicaux peut mettre en danger votre santé physique, votre demande peut être refusée. Ils ne peuvent pas vous refuser l'accès juste parce qu'ils pensent que vous serez contrarié à moins qu'ils ne croient que cela vous mènera à une tentative de vous blesser physiquement. Si vous êtes refusé, le fournisseur doit le préciser par écrit.

Ces types de documents et de circonstances comprennent:

• Notes de psychothérapie
• Informations compilées pour utilisation dans une action en justice
• Enregistrements qui ne figurent pas dans un jeu d'enregistrements désigné
• Dossiers susceptibles de mettre en danger la vie et la sécurité
• Si le dossier comprend la mention d'une autre personne et que votre accès à l'enregistrement peut causer un préjudice à cette personne

• Si l'enregistrement contient des informations provenant d'une source promise, votre demande révélerait cette source
• Si vous êtes en prison et que vous demandez vos dossiers à l'établissement correctionnel et que vous publiez le dossier, cela pourrait avoir des répercussions négatives sur la sécurité, la santé, la garde ou la réadaptation de vous-même, des autres détenus ou des employés correctionnels
• Si l'information que vous demandez fait partie d'un projet de recherche et que vous avez consenti à ce que les documents ne soient pas divulgués pendant que le projet est encore en cours, vous pourriez ne pas être en mesure d'obtenir ce dossier avant la fin du projet

Combien ça coûte pour obtenir vos disques?

Vous devrez peut-être payer pour les copies de dossiers médicaux que vous voulez recevoir sur papier, par télécopieur ou par voie électronique. Le prix varie en fonction de plusieurs facteurs . Mais vous n'avez qu'à payer des frais raisonnables pour fournir le dossier. Vous pouvez toujours recevoir votre dossier si vous n'avez pas payé pour les services médicaux fournis.

Comment demander vos dossiers médicaux

La plupart des pratiques et des installations vous demandent de remplir un formulaire pour demander vos dossiers. Appelez le bureau du fournisseur et demandez une copie du formulaire. Ils devraient être en mesure de vous le livrer par fax, e-mail ou courrier postal, ou vous pouvez le récupérer chez le médecin.

Si le cabinet du médecin n'a pas de formulaire spécifique, vous pouvez écrire une lettre pour faire votre demande. Inclure cette information:

• Votre nom, y compris votre nom de jeune fille (le cas échéant)
• Numéro de sécurité sociale
• Date de naissance
• Adresse et numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• Enregistrement (s) demandé (s)
• Date (s) de service (mois et années sous la garde du médecin)
• Signature
• Option de livraison (ramassage, fax, email, etc.)

Que faire si votre médecin n'est plus en pratique?

Les médecins ne restent pas en pratique pour toujours. Tout comme nous, ils changent d'emploi, prennent leur retraite, déménagent ou même meurent. Les étapes à suivre pour obtenir vos dossiers médicaux dépendent de ce qui est arrivé à la pratique et aux dossiers de votre médecin après leur départ.

Pratique toujours en cours: Si votre médecin est parti, mais que la pratique est toujours en cours, vos dossiers devraient être disponibles pendant la pratique. Suivez le même protocole pour demander vos dossiers médicaux comme si le médecin travaillait encore dans cette pratique.

Si la pratique a été vendue : Si la pratique de votre médecin a été combinée ou achetée par une autre pratique, la nouvelle entité de pratique conservera vos dossiers. Ceci s'applique même si votre médecin n'est plus là ou si un groupe de médecins a acheté la pratique. Suivez le même protocole pour obtenir vos dossiers médicaux comme si le médecin travaillait toujours là.

Si la pratique est en faillite: Si la pratique de votre médecin ferme et n'est plus en affaires, vous avez trois ressources possibles:

• Tout d'abord, contactez votre société médicale locale . Vous pouvez être en mesure de rechercher le numéro de téléphone en ligne ou dans le répertoire. Vous pouvez également trouver les informations de contact dont vous avez besoin à travers la société médicale de votre état. Quelqu'un à la société médicale devrait être en mesure de vous faire savoir ce qui est devenu de la pratique de votre médecin. Il est possible qu'ils puissent savoir où se trouvent les dossiers du médecin. Ils peuvent également être en mesure de vous dire comment obtenir des copies de dossier médical si la procédure varie de la pratique standard.
• Si votre société médicale locale n'a pas les informations dont vous avez besoin, contactez votre association médicale d'état . Encore une fois, une recherche pour l'association de votre état devrait vous donner des résultats.
• Enfin, si aucune de ces possibilités ne fonctionne, contactez les hôpitaux de votre région. Les médecins doivent passer par un processus formel pour obtenir des privilèges pour traiter les patients dans un hôpital, et de nombreux médecins le font à un moment donné de leur carrière. Vous pouvez contacter un service comme la chirurgie, la médecine interne ou les ressources humaines. Ils peuvent savoir où sont conservés les dossiers de leurs patients traités par ce médecin ou être en mesure de vous diriger vers le service approprié.

Gardez à l'esprit que lorsque vos dossiers ont été conservés ailleurs, ils seront difficiles à récupérer à moins qu'ils ne soient parmi la minorité de dossiers qui ont déjà été transférés dans un dossier de santé électronique. Pour cette raison, vous serez très probablement facturé pour les copies que vous voulez.

Que se passe-t-il ensuite

Une fois que vous avez fait la demande, vous devrez peut-être attendre un certain temps avant d'obtenir les enregistrements. Les lois de l'État régissent la rapidité avec laquelle ces dossiers doivent être fournis à un patient. Dans certains états, vous aurez immédiatement accès au bureau du médecin, mais vous devrez peut-être attendre entre 10 et 60 jours pour obtenir vos propres copies. D'autres États exigent un accès dans les 30 jours. Ces délais peuvent parfois être prolongés si les circonstances le justifient.

Que faire si on vous refuse l'accès à vos dossiers?

Il y a des systèmes de protocole et de plainte à suivre si l'accès ou les copies de vos dossiers médicaux vous sont refusés. Prenez ces mesures si vous pensez que votre déni n'était pas approprié.

Si vous trouvez quelque chose de mal avec vos dossiers médicaux

Une fois que vous avez obtenu des copies de vos dossiers, assurez-vous de les lire attentivement . Si vous trouvez des erreurs, vous devez les corriger immédiatement pour vous assurer qu'elles ne peuvent pas affecter les diagnostics ou traitements futurs que vous pourriez recevoir. Vous avez le droit, en vertu de la loi HIPAA, de demander que vos dossiers médicaux ou de facturation soient modifiés pour corriger des informations inexactes ou incomplètes. Les fournisseurs acceptent généralement de corriger les inexactitudes factuelles. Mais s'il s'agit d'une divergence d'opinion, votre fournisseur n'est pas tenu de modifier le dossier. Si votre demande de modification n'est pas accordée, HIPAA vous permet d'ajouter une déclaration de désaccord à votre dossier.

Un mot de

Savoir ce qui se trouve dans votre dossier médical fait partie de votre rôle actif dans vos soins de santé. Si vous avez un accès électronique à votre dossier médical, assurez-vous de le consulter après chaque rendez-vous, visite de soins ou traitement. En plus de vous donner des informations sur votre santé, c'est une chance d'éclaircir les erreurs ou de discuter de tout ce qui n'est pas clair avec votre médecin.

> Sources:

> Programme CLIA et règle de confidentialité de HIPAA; Accès des patients aux rapports d'essai, règle finale, registre fédéral Vol. 79, n ° 25, 6 février 2014.

> Vos dossiers médicaux. Département américain de la santé et des services sociaux. https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/medical-records/index.html