Le personnel de la réception est généralement le premier contact que le patient a avec votre bureau. Ils ne répondent pas seulement au téléphone ou à l'accueil des patients. Ils sont également responsables de la planification des rendez-vous et de l'obtention des informations démographiques des patients. Ils doivent être en mesure de suivre le rythme rapide d'un cabinet médical et accorder une grande attention aux détails. Voici 8 responsabilités du personnel de la réception.
1 -
Accueille et salue ...Une personne de la réception accueille et accueille tous les patients et visiteurs, en personne ou par téléphone. Comme tout le monde le sait, les premières impressions sont durables. Les premières impressions que vos clients reçoivent au sujet de votre pratique médicale proviennent souvent du personnel de votre bureau, ce qui les rend cruciaux pour le succès de votre organisation. Fournir des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle permettra d'éviter la perte de revenus pour le cabinet médical en raison d'un niveau élevé de satisfaction des patients.
2 -
Répond au téléphone…tout en maintenant une manière de téléphone polie et cohérente en utilisant l'étiquette téléphonique appropriée. Avoir de bonnes manières de téléphone est une tâche simple. Pour avoir de bonnes manières de téléphone signifie simplement être professionnel et traiter les autres comme vous voulez être traité si vous étiez l'appelant. Il est important que le personnel de votre cabinet médical vous offre une façon de parler polie et cohérente. Lorsqu'un patient appelle, la façon dont le personnel de la réception traite l'appel téléphonique détermine la façon dont votre établissement est perçu.
3 -
Conserve la zone de réception ...propre et organisé. Garder votre cabinet médical propre n'est pas seulement à quoi il ressemble. Un cabinet médical propre est essentiel pour assurer la sécurité et la santé des employés et des patients. Garder le cabinet médical exempt de germes est plus que juste sur ce qui est à la surface; Il s'agit d'avoir un environnement sain et stérile pour prévenir les maladies infectieuses.
4 -
Registres de nouveaux patients ...et met à jour les données démographiques existantes des patients en recueillant des informations détaillées sur les patients, y compris des informations personnelles et financières. Le cycle d'un compte de patient provient de la saisie initiale des informations démographiques du patient qui comprend les données démographiques des patients et les informations d'assurance. Les informations non valides peuvent retarder le paiement.
5 -
Facilite le flux des patients ...en avisant le fournisseur de l'arrivée des patients, en étant conscient des retards et en communiquant avec les patients et le personnel clinique. Si les patients de votre cabinet médical ne sont pas satisfaits de l'ensemble du processus, ils peuvent ne pas revenir. Fournir des soins de haute qualité et un excellent service à la clientèle permettra d'éviter la perte de revenus pour le cabinet médical en raison d'un niveau élevé de satisfaction des patients. Les patients continueront très probablement à revenir tant qu'ils seront satisfaits de l'ensemble du processus.
6 -
Répond à…patients, les patients potentiels, et les demandes des visiteurs d'une manière courtoise. Une technique appelée «écoute active» est un outil utile pour s'assurer que la compréhension est complète. Dans cette technique, l'auditeur reformulera l'information qu'il a entendue dans ses propres mots. Si cette information est correcte, l'échange est terminé, sinon l'expéditeur de l'information peut corriger tout malentendu pour le moment. Cet échange ne prend qu'un peu plus de temps et constitue un outil efficace de responsabilisation, car tout le monde impliqué dans l'échange sait que les attentes étaient claires et comprises.
7 -
Conserve les fournitures de bureau médical ...suffisamment approvisionné en anticipant les besoins en inventaire, en passant des commandes et en surveillant l'équipement de bureau.
8 -
Protège la confidentialité des patients ...en s'assurant que les informations de santé protégées sont sécurisées en ne quittant pas le PHI sur un site vierge et en se déconnectant de l'ordinateur avant de le laisser sans surveillance. Le maintien de la confidentialité des patients permet non seulement aux patients de se sentir en sécurité lorsqu'ils sont traités dans votre établissement médical, mais c'est aussi la loi. Toute organisation qui accède aux informations sur la santé des patients est considérée comme une entité couverte et est tenue par la loi de se conformer aux dispositions de la loi HIPAA ou de s'exposer à des sanctions civiles et / ou pénales. Il est impératif que les dossiers médicaux demeurent confidentiels et ne puissent être consultés par des personnes qui n'ont pas l'autorisation appropriée. Les divulgations faites concernant les informations de santé protégées (PHI) d'un patient sans leur autorisation sont considérées comme une violation de la règle de confidentialité.